Even een dagje niet bellen, maar auditeren

maandag 18 juli 2022

Audits! Ze komen elke keer weer terug. En ze ‘moeten van de norm’. Voor velen zijn ze daarom niet favoriet. Wel voor frontofficemedewerkers en interne auditoren Sonja Groot en Miella van Soest. Eensgezind vertellen ze hun ervaring over een indrukwekkende dag.

ZKN audit succes

Het woord audit is afgeleid van een Latijns woord dat "om te horen" betekent. Een audit is een onafhankelijk onderzoek dat wordt uitgevoerd door een auditor. Om het ZKN-keurmerk te mogen voeren moet er jaarlijks een externe audit gedaan worden. De onafhankelijke certificeringsinstanties Kiwa en LRQA toetsen jaarlijks de klinieken. Naast de kwaliteit en professionaliteit van het medisch personeel, worden ook de behandeling, de intake, de veiligheid van de apparatuur, infectiepreventie, wachttijden, nazorg en klanttevredenheid getoetst. In mei 2022 heeft ViaSana deze externe audit weer succesvol afgrond.

Koppeltjes

Een externe audit wordt altijd groots aangekondigd en betreft alle afdelingen van de kliniek. Miella legt uit: “Maar om zo’n audit succesvol te laten verlopen, moet daarvoor regelmatig gecontroleerd worden of we voldoen aan alle eisen, Dit gebeurt onder andere door interne audits die uitgevoerd worden door mensen die werkzaam zijn binnen ViaSana Jaarlijks worden er ongeveer 10 interne audits gepland. De te auditen onderwerpen worden bepaald door de kwaliteitsmanager en meestal uitgevoerd door vaste koppeltjes interne auditoren. Wij zijn zo’n koppel. Bij de laatste audit mochten we meekijken op het OK complex. Met name de uitvoer van de stopmomenten rondom een operatie moesten we auditen.”

STOP-momenten

Na de indicatie voor een operatie en tot het moment van ontslag uit de kliniek zijn er 'stopmomenten'. Hierbij wordt steeds gecontroleerd of aan alle voorwaarden voor een veilige operatie en ontslag zijn voldaan en of alle afspraken zijn nagekomen: “Wij moesten met name de uitvoer van de stopmomenten direct rondom de operatie auditen. Er wordt gecontroleerd of de conditie van de patiënt is veranderd, of de juiste medicatie is voorgeschreven en of de patiënt nuchter is. Ook de overdracht van de verpleegafdeling naar de verkoever is belangrijk. Besproken worden: juiste patiënt, juiste operatie, juiste zijde/locatie, type anesthesie, positionering patiënt, aanwezigheid van personeel en materialen, eventuele allergieën en andere mogelijke problemen. Het is goed om te zien dat alle medewerkers volgens de protocollen werken en stopmomenten goed worden uitgevoerd.”

Mening

“Om te kunnen beoordelen of een afdeling goed werkt lezen we ons van te voren in. We bekijken protocollen en hebben ook een cursus gevolgd over het goed uitvoeren van een interne audit. Het gaat bij zo’n audit niet om je mening, maar om wat je constateert.” Toch konden de dames het niet laten om vol enthousiasme hun mening te geven: “Het is echt een geoliede machine, het gaat zo snel allemaal. Als leek moet je moeite doen om het te kunnen volgen. En toch hangt er een fijne sfeer, ook voor de patiënt. Ze waren super lief. Patiënten vertellen hun persoonlijke verhalen. Een iemand vertelde dat hij na de operatie weer in 22 dagen naar Rome wilde fietsen.”

Voelen, aanraken en luisteren

Een audit is vooral bedoeld om te controleren of processen goed worden uitgevoerd. Maar dat is niet het enige zegt Sonja: “Het is vooral ontzettend leerzaam voor jezelf. Tijdens de operaties mochten we een meniscus voelen, het cement aanraken, en kregen we uitleg over alle processen van een operatie. Weet je hoeveel vragen wij aan de telefoon krijgen? Dankzij deze indrukwekkende dag kunnen wij die beter beantwoorden. We doen dit nu een aantal jaar en hebben daardoor op alle afdelingen mee kunnen kijken.” “Dit was trouwens onze laatste audit.” Voegt Miella toe. “Andere collega’s van onze afdeling willen het ook ervaren. Dat snap ik heel goed.”

• Werken bij ViaSana als frontofficemedewerker? Bekijk vacatures