Stichting ViaSana te Mill voert de keurmerken van ZKN (Zelfstandige Klinieken Nederland) en Kiwa, een onafhankelijke organisatie die hooggekwalificeerde certificering als haar kernactiviteit heeft, beter bekend als de zogenaamde ISO-certificering. Daarnaast staat ViaSana, evenals alle overige medische instellingen, onder toezicht van de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGJ). Dat heeft alles te maken met ‘kwaliteit’, een centraal thema en een punt van voortdurende aandacht voor bestuur en leiding van de kliniek. Voorts hecht ViaSana sterk aan het begrip ‘integriteit’ en openheid dienaangaande. Beide facetten betreffen uiteraard vooreerst de belangen van de patiënt. Daarnaast zijn de genoemde begrippen ook van belang voor de medewerkers, specialisten en de zakenpartners van ViaSana.

Stichting ViaSana en de met haar verbonden gelijknamige kliniek, Kliniek ViaSana B.V. te Mill, stellen hoge eisen aan zichzelf ten aanzien van openheid en integriteit. In dat kader roept ViaSana haar medewerkers die zich zorgen maken over een (vermoeden van een) misstand, zoals hierna in deze regeling gedefinieerd, op om zich te melden en dit vermoeden te uiten. Zij hoeven niet bang te zijn daarvoor strafmaatregelen of een oneerlijke behandeling te krijgen. Integendeel! Als leidraad voor het uiten van een (vermoeden van een) misstand is deze meldregeling ingevoerd. Medewerkers en specialisten die een misstand vermoeden, worden opgeroepen om zo mogelijk een (vermoeden van een) misstand eerst te bespreken met of op te lossen via hun leidinggevende(n). Indien dit niet tot een oplossing leidt, kan een melding conform deze meldregeling worden gedaan. 

Marco Zeekaf

Voorzitter raad van commissarissen Stichting ViaSana

Beginselen

Het doel van de regeling is:

• Het bieden van mogelijkheden voor medewerkers om een (vermoeden van een) misstand zoals hierna gedefinieerd te uiten en het vastleggen van een manier om met een dergelijke melding om te gaan.
• Het management in staat stellen om in een vroeg stadium op de hoogte te zijn van (een) mogelijke misstand(en). 
• Medewerkers de zekerheid bieden dat zij zullen worden beschermd tegen benadeling als gevolg van het te goeder trouw melden van een (vermoeden van een) misstand.
• Het ondersteunen van een cultuur van openheid, verantwoordelijkheid en integriteit. 

Reikwijdte van de regeling

Met een (vermoeden van een) misstand wordt in deze regeling bedoeld: 

het vermoeden van een werknemer van ViaSana of van een andere persoon die door zijn werkzaamheden met de organisatie van ViaSana in aanraking is gekomen, dat binnen de organisatie van ViaSana sprake is van een misstand voor zover: 

dat vermoeden is gebaseerd op redelijke gronden die voortvloeien uit de kennis die de melder door zijn werkzaamheden voor ViaSana heeft opgedaan; en/of het maatschappelijk belang in het geding is bij (1) een schending van een wettelijk voorschrift, (2) een gevaar voor de volksgezondheid, (3) een gevaar voor de veiligheid van personen, (4) een gevaar voor de aantasting van het milieu, of (5) een gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten. 

Voorbeelden bij de bovenstaande misstanden zouden kunnen zijn: de wijze van aanpak van ongewenst gedrag jegens medewerkers en/of werksituaties binnen de organisatie die aanleiding geven tot psychosociale klachten.

Het zal niet altijd even duidelijk zijn of een bepaalde handeling of gedrag strijdig is met de beginselen van integriteit, openheid en verantwoordelijkheid. Een ieder zal hierbij zijn eigen oordeel moeten vormen. In dergelijke gevallen ziet ViaSana liever dat u te goeder trouw uw vermoeden van een misstand meldt dan dat u deze voor zich houdt. Bij twijfel over de vraag of een bepaalde handeling of gedrag al dan niet strijdig is met de hier bedoelde beginselen, wordt u opgeroepen om dit waar mogelijk eerst ‘zonder namen te noemen’ te bespreken met uw direct leidinggevende(n) of hierover advies in te winnen bij de vertrouwenspersoon van ViaSana. Daarnaast is het mogelijk om advies in te winnen bij het Huis voor klokkenluiders (zelfstandig bestuursorgaan). Het advies is gratis, onafhankelijk en vertrouwelijk.

Te goeder trouw ingediende meldingen worden hoog gewaardeerd. 

Melden van een (vermoeden van een) misstand

Eerste stap

De eerste stap om een (vermoeden van een) misstand op te lossen is een gesprek met de direct leidinggevende(n) en/of de directie. Dat is tevens de beste manier om binnen de organisatie te zorgen voor een goede en open samenwerking. 

Volgende stap 

Mocht dat naar uw mening niet of onvoldoende helpen of niet mogelijk zijn, dan is het mogelijk een melding op grond van deze regeling te doen bij de raad van bestuur of de vertrouwenspersoon. Desgewenst kan de melding ook bij de raad van commissarissen worden gedaan, indien het overleg met de raad van bestuur niet (goed) mogelijk is.

De melder is niet verplicht zijn identiteit bekend te maken. Indien de melder anoniem wil melden, dan kan dat bij de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon zal in dat geval in overleg met de melder de melding neerleggen bij de raad van bestuur of de raad van commissarissen. Het verdere contact met en de verdere berichtgeving aan de melder naar aanleiding van de melding zal dan via de vertrouwenspersoon gaan.

Behandeling van melding(en) 

Iedere melding wordt in een apart daarvoor aan te leggen (digitaal) register geregistreerd. (uitgezonderd een melding aan de vertrouwenspersoon wanneer de melder dit kenbaar maakt) Van die registratie ontvangt de melder een bevestiging. De melding wordt vervolgens ter kennis gebracht van de (andere leden van de) raad van bestuur of de raad van commissarissen. 

Het melden van een (vermoeden van een) misstand kan persoonlijk, schriftelijk, telefonisch of per e-mail of brief. De melding dient  zo gedetailleerd mogelijk te zijn om een goede beoordeling van de melding mogelijk te maken. Denk daarbij aan de achtergronden, de geschiedenis, alsmede namen, data, plaatsen en andere van belang zijnde informatie. 

Afhankelijk van de zwaarte van de melding, doch uiterlijk vier weken nadien, besluit de raad van bestuur of de raad van commissarissen, indien door hem noodzakelijk geacht, tot het instellen van een onderzoek op basis van de aangedragen feiten. Hiertoe zal alsdan een onderzoekscommissie worden ingesteld. 

De onderzoekscommissie kan besluiten de melder nadere informatie en/of onderbouwing van de melding te vragen dan wel andere betrokkenen te horen. In het geval de melder anoniem wenst te blijven, verloopt de communicatie hierover – zoals hiervoor aangegeven – via de vertrouwenspersoon.

Indien een onderzoek wordt ingesteld naar aanleiding van de melding, zal de onderzoekscommissie de bevindingen na afronding van het onderzoek vastleggen in een rapport dat ter kennis wordt gebracht van de raad van bestuur en/of de raad van commissarissen. Het rapport bevat naast de uitkomsten van het ingestelde onderzoek zo mogelijk aanbevelingen voor te nemen maatregelen. 

Het onderzoeksrapport wordt aan de melder ter kennis gebracht binnen een periode van acht weken na het indienen van de melding. Indien het niet mogelijk is om binnen acht weken het onderzoek af te ronden dan wel deze informatie te verstrekken, zal de melder hierover worden geïnformeerd. Er wordt dan een nieuwe termijn bepaald. 

Melding bij externe derde

Indien de melding conform deze meldregeling niet of niet binnen de daarvoor gestelde termijn(en) heeft geleid tot een passende oplossing en/of indien de melder het niet eens is met de wijze waarop ViaSana zich jegens de melder heeft gedragen naar aanleiding van de melding, kan de melder melding doen bij het Huis voor klokkenluiders.

Een (vermoeden van een) misstand kan – met voorbijgaan aan de onderhavige meldregeling – direct worden gemeld bij de bevoegde externe derde, indien sprake is van:

• acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;
• een redelijk vermoeden dat één of meerdere leden van de Raad van Bestuur en één of meerdere leden van de Raad van commissarissen binnen de organisatie van de werkgever bij de vermoede misstand betrokken zijn;
• een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van de interne melding;
• een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;
• een eerdere melding overeenkomstig de procedure van dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen;
• een wettelijke plicht tot directe externe melding.

Daarbij geldt dat de melding van het vermoeden van een misstand plaats dient te vinden aan die externe derde die daarvoor naar redelijk oordeel het meest in aanmerking komt. Voorbeelden van externe derden zijn het Huis voor klokkenluiders, de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd in oprichting, het Openbaar Ministerie en de Autoriteit Financiële Markten. De melder houdt enerzijds rekening met de effectiviteit waarmee die externe derde kan ingrijpen en anderzijds met het belang van de instelling bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van dat ingrijpen.

Waarborgen voor de positie van de melder

Vertrouwelijkheid en anonimiteit

Alle meldingen worden desgewenst vertrouwelijk (of zelfs anoniem) behandeld 

Het staat de vertrouwenspersoon vrij om besprekingen te voeren buiten de fysieke omgeving van de organisatie.

Wanneer de vertrouwelijkheid van de melding en/of de anonimiteit van de melder het onderzoek belemmert of compliceert of een obstakel vormt voor het nemen van gepaste maatregelen, zal de melder worden verzocht akkoord te gaan met het bekendmaken van zijn identiteit. In geval de identiteit van de melder bekend wordt gemaakt, zal de betreffende informatie alleen worden toevertrouwd aan de personen die deze informatie voor de beoordeling van de melding nodig hebben. 

Een melder kan een vermoeden van een misstand melden bij een raadsman om hem in vertrouwen om raad te vragen. Als raadsman kan fungeren iedere persoon die het vertrouwen van de betrokken melder geniet en op wie een geheimhoudingsplicht rust.

Voorkomen van benadeling

Melders zullen worden beschermd en zullen in geen geval worden benadeeld als gevolg van hun melding. 

Privacy 

ViaSana verplicht zich ertoe maximaal en overeenkomstig de toepasselijke wetgeving de privacy te beschermen van de betrokken personen. Alle in het kader van de klokkenluidersregeling verkregen persoonsgegevens zullen uitsluitend worden gebruikt voor de in deze klokkenluidersregeling uiteengezette doeleinden en zullen alleen worden verstrekt aan de personen die deze gegevens nodig hebben voor deze doeleinden of ter naleving van de wet of als hiermee een zwaarwegend publiek belang wordt gediend. 

Implementatie

Deze klokkenluidersregeling wordt van kracht vanaf het moment van publicatie op het intranet en de website van ViaSana en wordt bovendien neergelegd in het personeelshandboek van ViaSana. Om de regeling binnen de onderneming levend en actueel te houden, dient er regelmatig opnieuw te worden gecommuniceerd en moeten relevante contactadressen, telefoonnummers en e-mailadressen te allen tijde beschikbaar zijn. De regeling wordt jaarlijks door de raad van commissarissen geëvalueerd en zonodig bijgesteld.

Vertrouwenspersoon

Alvorens ViaSana tot de benoeming van een vertrouwenspersoon over te gaan heeft ViaSana een VOG ontvangen die niet ouder is dan 2 maanden. Na indiensttreding wordt de VOG jaarlijks getoetst. Thans heeft ViaSana Anton Geene aangesteld als vertrouwenspersoon.

Contactgegevens: 

Telefoon: 06 51525766

Mail: antongeene@home.nl